Envoi d'une soumission

OBJECTIF

L’envoi d’une soumission aux clients est l’une des étapes principales du processus d’estimation/soumission. Ainsi, une fois la soumission révisée, maestro* permet d’envoyer cette dernière aux clients selon les besoins de l’usager.

 

Cette fonctionnalité est accessible sous l'icône « Envoi de la soumission» disponible à partir des options de Soumissions et Soumissions – Mode avancé applicables aux soumissions de type Construction seulement.

 

Lors de l’envoi d’une soumission, maestro* permet :

  • d’envoyer la même offre de services à tous les clients, avec le même prix pour chacun;
  • d’envoyer la même offre de services à tous les clients, mais avec un prix différend pour chacun;
  • d’envoyer une offre de services avec un formulaire identifié au nom de chacun des clients;
  • d’utiliser un message standard qui est défini dans l’option Configuration des envois;
  • d’envoyer divers documents annexes à la soumission (ex. : termes et conditions, exclusions standard ou particulières).

 

prérequis 

 

Sommaire

 

PROCÉDURE 

Points à valider avant l'envoi d'une soumission

Voici la liste des points à valider avant l’envoi d’une soumission aux clients.

  1. Les destinataires de la soumission doivent avoir été entrés dans l’onglet Clients si l’envoi est adressé à plus d’un client. Mais pour l’envoi d’une soumission à un seul client, l’usager peut entrer l’information directement dans la section Informations sur le client de l’onglet Informations de la soumission.

 

Si l’envoi est destiné à plusieurs clients, les informations utilisées seront celles de l’onglet Clients. Il est important que la colonne Sélectionné (disponible dans l’onglet Clients) ne soit pas cochée, car elle est utilisée pour déterminer le client qui accepte la soumission.

 

Si l’usager désire envoyer une soumission à plusieurs clients, la section Informations sur le client de l’onglet Informations de la soumission ne doit pas avoir été remplie parce qu’elle est prioritaire par rapport à l’onglet Clients.
  1. Un prix doit avoir été assigné à chaque destinataire dans la colonne Montant de l’onglet Clients (optionnel), si le prix diffère d’un client à l’autre pour la même soumission. Sinon, le prix de la soumission sera celui du champ Montant total soumis de l’onglet Fermeture.

 

Si vous sélectionnez un client à partir de l’onglet Clients, vous devez modifier le Montant total soumis de l’onglet Fermeture et mettre à jour le mode de présentation, s’il y a lieu.

  1. Revoir les informations des sections Informations sur l’emplacement, Description détaillée, Contacts et Dates de l’onglet Informations et l’onglet Champs supplémentaires, si des champs supplémentaires sont configurés. Ces informations peuvent être imprimées sur le formulaire.

 

Accès à l'envoi d'une soumission

  1. À partir d’une soumission, cliquer sur l’icône Envoi de la soumission.
  2. La fenêtre Sélection de document s'ouvrira.

 

Par défaut, le système affiche tous les clients identifiés dans l’onglet Clients de la soumission. Par contre, si un client a été identifié dans la section Informations sur le client de l’onglet Clients, ce dernier aura priorité sur les clients spécifiés dans l’onglet Clients.

À cette étape-ci, il est possible de désélectionner un destinataire en décochant la colonne Sélectionné afin de ne pas envoyer de soumission pour ce client.

  1. Cocher ou décocher l’option Chaque client aura un formulaire identifié à son nom en fonction vos besoins.

 

Si l’option Chaque client aura un formulaire identifié à son nom n’est pas cochée, le système enverra le même formulaire à tous les clients sélectionnés. Si ce champ est coché, un formulaire personnalisé sera créé en fonction des clients sélectionnés.

  1. Choisir le formulaire d’envoi à utiliser dans le champ Formulaire.

 

Le formulaire Défaut sera choisi par le système en fonction de la hiérarchie de lecture suivante :

  • Si un formulaire autre que Défaut est identifié dans le champ Formulaired’envoi de soumission de l’arborescence Projets / Soumissions des Configurations générales;
  • Si aucun formulaire n’est identifié dans l’arborescence Projets / Soumissions des Configurations générales, le système utilisera le formulaire standard fourni par Maestro, soit le JCSOUMIS.STD – Soumission.

 

Il est possible d’accéder à la fenêtre de Configuration des formulaires, en cliquant sur l’icône afin de modifier le formulaire à utiliser.

  1. Cliquer sur Accepter.

 

Envoyer la soumission

La fenêtre Expédier un message s’affiche à l’écran avec les contacts reliés aux clients sélectionnés à l’étape précédente.

  1. Entrer le titre du message dans le champ Sujet.

 

Cette étape n’est pas requise dans le cas où le sujet a été défini par défaut dans l’option Configuration des envois pour le formulaire Soumission.

Ce sujet sera reporté dans l’objet lors de l’envoi du courriel afin d’informer vos clients de la raison de votre courriel.

L’icône à droite de ce champ permet d’entrer manuellement un sujet en fonction de la langue de vos contacts en basculant d’une langue à l’autre. Ainsi, l’usager peut rédiger un courriel bilingue, mais le titre du message sera envoyé en français ou en anglais selon la langue du Destinataire.

  1. Compléter les informations des Destinataires.

L’usager peut en tout temps ajouter des destinataires à l’aide de l’icône Contact ou de l’icône Listes de distribution. Les contacts varieront en fonction du carnet d’adresses sélectionné.

 

Par défaut, le carnet d’adresses sélectionné est Soumission.

 

Le mode 2 - Courriel Cc enverra le courriel au contact et la soumission au client dans le cas où cette dernière est disponible dans l’onglet Pièces jointes sinon le contact en copie conforme recevra uniquement le courriel sans pièce jointe.

Si l’option Chaque client aura un formulaire identifié à son nom a été cochée à l’étape 2, le formulaire d’envoi de soumission sera personnalisé à chaque destinataire et apparaîtra dans la colonne Document de la fenêtre suivante.

 

Pour visualiser le document de la demande, double-cliquez sur le titre du document dans la colonne Fichier de l’onglet Pièces jointes. Pour choisir la langue avec laquelle le formulaire d’envoi de soumission s’ouvrira, utilisez la touche CTRL du clavier et un double-clic de souris sur le titre du formulaire.

La colonne Expédier permet d’identifier les contacts qui recevront la demande de prix. Il est possible de changer d’avis en décochant la case à cocher pour ne pas envoyer la demande à certains contacts ou encore, d’ajouter des contacts à la liste d’envoi.

  1. Compléter l’onglet Message.

 

Cette étape n’est pas requise dans le cas où un message a été défini par défaut dans l’option Configuration des envois pour le formulaire Soumission.

Ce texte sera celui inscrit dans le courriel. Il est également possible de sélectionner une autre signature dans le cas où vous expédier les courriels pour une autre personne.

 

Il est possible de définir une signature électronique par défaut dans l’onglet Divers des Préférences de l’usager. Si la soumission est envoyée pour quelqu’un d’autre, par exemple, s’assurer d’utiliser la bonne signature électronique.
  1. Compléter l’onglet Pièces jointes au besoin. Cette étape est requise si, par exemple, l’usager désire envoyer des documents complémentaires à la soumission tels qu’une preuve de qualification, un cautionnement de soumission ou une formule de résolution pour autoriser la signature de documents par exemple.

 

Les documents ajoutés dans cet onglet seront envoyés à l’ensemble des clients.

Si l’option Chaque client aura un formulaire identifié à son nom n’est pas cochée au moment de cliquer sur Accepter, le formulaire d’envoi de soumission sera le même pour tous les destinataires et apparaîtra dans l’onglet Pièces jointes de la fenêtre suivante.

 

Pour visualiser le document d’envoi de la soumission, double-cliquez sur le titre du document dans la colonne Fichier de l’onglet Pièces jointes. Pour choisir la langue du formulaire de demande de prix, utilisez la touche CTRL du clavier et un double-clic sur le titre du formulaire.

Il est possible d’ajouter et de joindre des documents supplémentaires. Lorsque les documents sont ajoutés dans l’onglet Pièces jointes, ceux-ci sont automatiquement envoyés à tous les contacts sélectionnés dans l’onglet Destinataires. Par contre, il est possible d’ajouter des documents spécifiquement pour un client sans que ce document soit expédié à tous les contacts, il suffit d’utiliser la colonne Document de l’onglet Destinataires.

Cocher l’option Convertir en PDF, si vos documents ne sont pas sauvegardés en format PDF afin que le système puisse les convertir. Cette option est pratique si vos documents à envoyer sont dans un format d’origine modifiable.

Le champ Contexte permet de définir la provenance des documents à joindre lorsque l’usager utilisera l’icône Joindre un fichier provenant de la gestion de document.

  1. Envoyer la soumission à l’aide de l’icône Expédier.

En fonction du Mode de correspondance du contact, le système effectue les opérations suivantes :

  • Envoi à l’imprimante les documents si le Mode de transmission est Papier;
  • Envoi un courriel à tous les destinataires sélectionnés, si le Mode de transmission est Courriel ou Courriel (Cc) ou Courriel (Bcc);
  • Envoi une télécopie à tous les destinataires dont le Mode de transmission est Télécopieur. Par contre, un télécopieur doit être connecté à l’ordinateur et configuré.

 

Une copie de l’envoi de la soumission sera automatiquement conservée dans l’onglet Historique des communications du contact dans la Gestion des contacts.

  1. Un message de confirmation d’envoi s’affiche à l’écran. Cliquer sur Ok pour retourner à la soumission.

 

Traitement de la réponse à la soumission

Que votre soumission ait été retenue ou non, l’usager doit traiter la réponse reçue. Si la soumission a été acceptée, l’usager doit effectuer les transferts vers les autres modules. Si la soumission a été rejetée, l’usager doit changer l’état de la soumission pour Refusée.

Pour connaître les étapes à suivre pour traiter la réponse du client, se référer à l’aide sur le Traitement de la réponse.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 20 septembre 2024